Un ejemplo de facilitación en procesos estratégicos

En noviembre 2023 tuvo lugar el encuentro global anual de oficiales de evaluación de UNICEF (Global Evaluation Meeting – GEM) en Estambul (Turquía)

Yo formaba parte del grupo de organización y más en concreto de la facilitación durante dos días de los cinco días del encuentro, con el objetivo de analizar e intercambiar sobre nuestra coordinacion y planificación conjunta en los tres niveles (oficinas en sede, regional y país)

La coordinacion, el impacto colectivo y planificación conjunta es un tema que trabajé durante más de cuatro años con FAO en Etiopia. Allí también desarrollamos interesantes herramientas para desarrollar capacidades para la coordinacion.

Los retos y oportunidades de esta facilitación GEM fueron: un grupo grande de entre 60-80 personas, sala alargada rectangular repleta de mesas grandes circulares (quizás no el mejor escenario), grupo de facilitación grande (que es siempre una oportunidad pero también implica algunas cosas a tener en cuenta) y un grupo con perspectivas diferentes sobre los mismos temas.

La ambición de este GEM era conseguir hacer un proceso participativo y llegar a conclusiones y puntos concretos de acción, es decir, hablar sobre colaboración de manera colaborativa.

Algunos aspectos clave del proceso GEM:

1.El grupo de facilitación éramos 6 personas, que tras discusión sobre los temas clave a discutir en el GEM, llegamos a disgregar el asunto en 4 temas que eran relevantes para «nuestra hoja de ruta hacia 2030»: visión común sobre planificación y coordinación conjuntas: (1) Herramientas de planificación conjunta e Indicadores claves de desempeño, (2) Procedimientos y protocolos, (3) Redes y comunicación, (4) Gobernanza y capacidades

2.Llegamos a acordar que estos grandes temas, se correspondían con el enfoque de impacto colectivo: (1) Agenda común, (2) medición común, (3) Actividades mutuamente reforzadoras, (4) Comunicación continua, (5) Soporte de base/Gobernanza

3.La opción inicial fue hacer una agenda clásica tradicional en el que cada uno de esos temas se tratara de forma secuencial, con un formato presentación e interacción. Pero nos dimos cuenta de que ese formato no permitía tener discusión y conclusiones de calidad a un grupo tan grande de gente.

4.Para ello utilizamos las estructuras liberadoras (LS en sus siglas en inglés, Liberating Structures). Ya he tratado en otros posts sobre LS. En concreto la mega estructura que utilizamos fue knotworking strategy, que tiene 4 pasos: (1) Propósito, (2) línea de base, (3) Contexto, (4) Retos, (5) Ambición y (6) Acción / evaluación

En el siguiente post explicare más detalles sobre el proceso de facilitación