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Dec 10 2023

Un ejemplo de facilitación en procesos estratégicos

En noviembre 2023 tuvo lugar el encuentro global anual de oficiales de evaluación de UNICEF (Global Evaluation Meeting – GEM) en Estambul (Turquía)

Yo formaba parte del grupo de organización y más en concreto de la facilitación durante dos días de los cinco días del encuentro, con el objetivo de analizar e intercambiar sobre nuestra coordinacion y planificación conjunta en los tres niveles (oficinas en sede, regional y país)

La coordinacion, el impacto colectivo y planificación conjunta es un tema que trabajé durante más de cuatro años con FAO en Etiopia. Allí también desarrollamos interesantes herramientas para desarrollar capacidades para la coordinacion.

Los retos y oportunidades de esta facilitación GEM fueron: un grupo grande de entre 60-80 personas, sala alargada rectangular repleta de mesas grandes circulares (quizás no el mejor escenario), grupo de facilitación grande (que es siempre una oportunidad pero también implica algunas cosas a tener en cuenta) y un grupo con perspectivas diferentes sobre los mismos temas.

La ambición de este GEM era conseguir hacer un proceso participativo y llegar a conclusiones y puntos concretos de acción, es decir, hablar sobre colaboración de manera colaborativa.

Algunos aspectos clave del proceso GEM:

1.El grupo de facilitación éramos 6 personas, que tras discusión sobre los temas clave a discutir en el GEM, llegamos a disgregar el asunto en 4 temas que eran relevantes para «nuestra hoja de ruta hacia 2030»: visión común sobre planificación y coordinación conjuntas: (1) Herramientas de planificación conjunta e Indicadores claves de desempeño, (2) Procedimientos y protocolos, (3) Redes y comunicación, (4) Gobernanza y capacidades

2.Llegamos a acordar que estos grandes temas, se correspondían con el enfoque de impacto colectivo: (1) Agenda común, (2) medición común, (3) Actividades mutuamente reforzadoras, (4) Comunicación continua, (5) Soporte de base/Gobernanza

3.La opción inicial fue hacer una agenda clásica tradicional en el que cada uno de esos temas se tratara de forma secuencial, con un formato presentación e interacción. Pero nos dimos cuenta de que ese formato no permitía tener discusión y conclusiones de calidad a un grupo tan grande de gente.

4.Para ello utilizamos las estructuras liberadoras (LS en sus siglas en inglés, Liberating Structures). Ya he tratado en otros posts sobre LS. En concreto la mega estructura que utilizamos fue knotworking strategy, que tiene 4 pasos: (1) Propósito, (2) línea de base, (3) Contexto, (4) Retos, (5) Ambición y (6) Acción / evaluación

En el siguiente post explicare más detalles sobre el proceso de facilitación

Dec 08 2023

Liderazgo en crisis complejas

1) Cuando enfrentamos una crisis compleja se requiere un liderazgo de una calidad completamente diferente: l@s líderes deben ser (a) más artistas que científic@s, (b) más facilitador@s que controlador@s, activando el autocontrol en las personas que lideramos:

1.Contextualizar y analizar con perspectiva

2. Facilitar más que controlar

3.Ser consciente del poder y sus privilegios

4.Escuchar para aprender y hacer preguntas que estimulen

5.Ser auténtic@, compartiendo luchas, miedos y dudas

6.Empatía y conexión

7.Si hay sobreesfuerzo y pérdida de perspectiva: Volver a conectar con el propósito y las prioridades

8.Enfoque situacionalmente a la toma de decisiones

9.Resituar Propósito y prioridades/valores

10.Tomar un enfoque de aprendizaje frente a las malas (y buenas) decisiones

2) Lineamientos para apoyar el liderazgo:

1. Existe en general un enfoque más basado (1) en el liderazgo individual, basado en nociones de liderazgo (a) gerencial y (b) de origen/centradas en Occidente, que (2) en el liderazgo colectivo;

2. Se tiende (a) más a respaldar los intentos de apoyar directamente a los líderes individuales que (b) una participación más indirecta u oblicua en la configuración de los procesos, políticas o entornos que facilitan la aparición del liderazgo;

3. Sobre las mejores formas de trabajo en esta dirección más indirecta u oblicua: son importantes para un desarrollo mejorado, sostenible y liderado localmente;

4. Hay una serie de barreras, desincentivos o desafíos sistémicos que enfrentan las agencias y el sector para trabajar de esta manera. Desafíos relacionados con las políticas y prácticas organizacionales (sistemas de recursos humanos, procesos de contratación, informes, etc.)

Dec 08 2023

One Pager FAQ

Do you know how to design a good one page report? Do you know how many words fit nicely on a single page? Do you want to know how to find good one pager templates? This post is for you!

Cartoon with two elves talking.
Elf 1: "I can't believe you fit Santa's entire list onto a single one pager."
Elf 2: "The font requires a cryogenic transmission electron microscope to read. But yes, it's all there."

How many words fit nicely on a single one page report?

So this one depends a lot on your font choice and size. It also depends on the overall design composition. But let’s test out a few options.

Here is a simple two column design (main column + sidebar). I used Open Sans for the font and left space for an image in the top left. Each of the main Lorem Ipsum paragraphs is 50 words, and the headers are each 8 words.

With a 12pt main body font, 24pt header 1, and 18pt header 2, we get a total of 366 words. This is what it looks like.

If we drop the font sizes to 11pt body, 20pt header 1, and 18pt header 2, we get a total of 441 words. So an increase of about 25%.

If we drop the font sizes to 10pt body, 20pt header 1, and 16pt header 2, we get a total of 541 words. Yes, the words fit, but this one pager feels so much heavier than the 12pt one pager.

Chances are, you’ll want to mix and match just a little. In this one pager I shifted the header 1 over the image, using the same 24pt font as the first example. I used 18pt for the header 2. For the narrative I mixed font size, with the first paragraph of the body text at 12pt and the remaining 4 at 11 pt. I also added a footer block at 11pt.

Now for the sidebar, I dropped the text size down to 10pt and added some images to split the blocks. The change means being more intentional in the writing, but it also increases the word count compared to just dropping the font size.

So it wasn’t really my intention originally, but if you like any of these examples, here is the Canva template link. Just make sure to sign into, or register for, Canva before clicking the template link. It’s free.

How do I design a good one-pager in Canva?

Designing for a one pager introduces constraints on your process. Which can actually be a good thing for a designer. Here are two tips that can make designing a one pager a bit easier.

Tip 1. Use Templates.

Canva has a bunch of report templates. The trick is to understand that a report template will show up as just the title page, but there are a bunch that have internal pages designed as well. These internal pages can make for really nice easy to use one pager templates. Like check out the inside spreads for this SDG Progress Report template.

Also, don’t limit yourself to looking at only ‘Report Templates.’

For example, the inner pages of many Magazine templates could also make for really nice one pagers.

Tip 2. Use Grids.

Grids in Canva elements are actually photo grids. But you can also just them as measurement guides, which is what I do often. I put in a grid, overlay a text box over one of the columns and poof, then delete away the text box.

This is something I talk more about in my FREE Canva Jumpstart course.

My boss likes using Word for track changes and will not use Canva or PowerPoint.

Here is another piece of advice.

It’s okay to design in one platform and write in another. Actually, it’s often better to write in one platform and design in another.

Design or choose a template with generic text (ex. you could use simple lorem ipsum). Use Canva, or PowerPoint if you prefer. Then use the dummy text to understand how many words will fit inside your one pager.

Now you get to act like a Newspaper editor. You know your target word count. If someone wants to go over that word count (including yourself), make it known that the decision will break the template.

You know the one pager template I shared above. Here is a Google doc worksheet I developed to pair with that template. Feel free to copy this worksheet and use it along with the Canva template. You can also download the worksheet as a Word Docx if that’s a preferred writing tool.

Screenshot of Google Doc One pager Worksheet.

Want to improve your own graphic design skills?

Here are some nice free graphic design guides.

A lot of my interest in grid based design started when I found the work of the late Massimo Vignelli. There are a couple of his works available on the web for free download, and they are well worth the read.

The Vignelli Canon

massimo vignelli canon free pdf graphic design

The famous Italian designer Massimo Vignelli allows us a glimpse of his understanding of good design in this book, its rules and criteria. He uses numerous examples to convey applications in practice – from product design via signaletics and graphic design to Corporate Design. By doing this he is making an important manual available to young designers that in its clarity both in terms of subject matter and visually is entirely committed to Vignelli’s modern design.

Designed by Massimo Vignelli, 2009, 96 pages.

FROM RATIONALE DESIGN

Graphic Design for Non-Profit Organizations

rationale resources vignelli non-profit organizations manual cover

The document presented here focuses on improving structural design and general best practices for Non-Profit Organizations. However, the scope of the teachings apply to achieving good design across any industry. These works are the property of their respective owners and should be used for non-commercial research and education purposes only.

Designed by Massimo Vignelli & Peter Laundy in partnership with AIGA, 1980, 52 pages.

FROM RATIONALE DESIGN

Dec 06 2023

Ask Nicole: Why Strategic Plans Usually Fail

Have a question you’d like to be featured? Let me know. It’s that time of year, where we think ahead to what we want to accomplish in the new year. If you’re a nonprofit leader, strategic planning might be top of mind for you. Whether you’re considering the best time to start strategic planning or […]

The post Ask Nicole: Why Strategic Plans Usually Fail appeared first on Nicole Clark Consulting.

Dec 05 2023

La rendición de cuentas interna en las organizaciones

En un sentido amplio se entiende la rendición de cuentas en una organización como el conjunto de derechos y responsabilidades existentes entre los miembros de una organización y las estructuras que afectan a su trabajo, sus relaciones laborales y cultura organizacional.

La rendición de cuentas en las organizaciones incluiría entonces tres dimensiones:

(1) Obligatoriedad: derecho a obtener una respuesta por parte de los miembros de la organización y la obligación de darla por parte de las partes.

(2) Exigibilidad: capacidad para asegurar que una acción se lleva a cabo y sancionar si ello no ocurre.

(3) Evaluabilidad: valoración positiva o negativa de la organización y de los miembros de la organización.

Esto lleva a diferentes modelos de rendición de cuentas según su carácter:

(1) Control a la dirección y las estructuras de gestión de la organización: combina modelos obligatorios (control interno obligatorio de la organización) y voluntarios (por ejemplo, comparecencias ante todos los miembros de la organización);

(2) Carácter jurídico o legal, marcado por la obligatoriedad, exigibilidad y cumplimiento de las normas, incentivos y sanciones;

(3) Carácter de gestión de recursos (financieros, humanos, equipos de trabajo, relaciones laborales y cultura organizacional), marcado por la exigencia y obligatoriedad de auditoría, evaluación o valoración respecto a la norma.

Entiendo la transparencia en la organización es una amalgama de elementos que permiten el fortalecimiento de la cultura organizacional, la comunicación y la participación, al tiempo que se trata de una herramienta para el acceso a la información y la rendición de cuentas, permitiendo poner en marcha un proceso de interacción entre actores de la dirección de la organización y los miembros de la organización. La experiencia indica que la rendición de cuentas sin transparencia no funciona, ya que las políticas de transparencia permiten la apertura y disponibilidad de información para permitir la rendición de cuentas.

La rendición de cuentas es un círculo virtuoso en el que interactúan en un ciclo de vida los siguientes elementos:

(1) Establecimiento y claridad de las normas de las que estamos hablando (gestión y evaluación del desempeño, seguridad, comunicación, reconocimiento…).

(2) Transparencia (provisión de información basada en mecanismos para rendición de cuentas (ejemplo feedback 360).

(3) Evaluación (proceso de comparación de los compromisos adquiridos con el alcance de los objetivos propuestos).

(4) Consecuencias: Incentivos en caso de cumplir y Sanciones en caso de no cumplir con las normas (mecanismos con los que los actores/miembros aprueban o no el desempeño de la organización).

Por otra parte, podríamos señalar que, a la inversa, es difícil salir del círculo vicioso de una débil rendición de cuentas cuando no hay normas y la transparencia es de aplicación selectiva, no hay cultura de evaluación, ni mecanismos para incentivar el buen desempeño (o sancionar el mal desempeño).

Referencias

Rodríguez-Ariza, C. (2009). La gestión de la información en organizaciones de desarrollo. Serie CECOD. Número 11

Toledano, J. M., Guimaraes, J., Illán, C., & Farber, V. 2008, Buenas prácticas en la cooperación para el desarrollo. Rendición de cuentas y transparencia, La Catarata, Madrid.