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Jul 31 2023

From Formulaic to Meaningful: Constructing a Useful “Table of Contents” Page for an Evaluation Report

Hello. I am Barbara Klugman, strategy and evaluation practitioner based in Cape Town, South Africa.

Under the guidance of the inestimable Ann Emery’s “Report Redesign” course, I had a go at making the contents page of a previous evaluation report meaningful.

Here are the steps I followed.

For anonymity, I have renamed the evaluand as (gender org) and the funder as (funder).

The Original

Here’s what the initial Table of Contents looked like:

Draft 1

I cut my multi-page contents page from three heading levels to only Heading 1s.

Draft 2

I changed some headings to be more meaningful.

For example,

from ‘Summary Report’ to ‘Highlights’
from ‘Methodology’ to ‘The Outcome Harvesting Approach’; and
from ‘Contributions that influenced the outcomes’ to ‘The role of (gender org), gender specialists and (funder)’.

Draft 3

I grouped the headings, named the groups, and set it up in landscape.

I also enlarged ‘Contents,’ in response to one of Ann’s ongoing exhortations to “double the size of the headings from what you currently use.”

I moved from Word into PowerPoint.

Draft 4

I created a section divider in my brand colours and added icons.

Ann proposes use of such dividers for short reports, with a different colour for each section – in long reports you’d use a whole page for each section.

I used her ’20-minute page cover’ method by layering a cylinder shape in my brand colour, somewhat transparent, over a Word Cloud, and ‘Contents’ on top.

I added an icon to each section and recoloured the sections to colours I will use for the divider page and headings of each section, taken from my brand colours.

Draft 5

I re-coloured the section divider and put in page numbers.

As ‘gender’ in the Word Cloud overwhelmed the heading, I used the ‘textures’ option in ‘format colours’ to create a grey textured layer over the Word Cloud, and changed the colour of ‘Contents.’

To me this shift from a pro-forma contents page to this version invites the reader to find what they’re looking for in the report.

Going forward, I would plan this out before writing the report, to help organise my own thinking about the contents and how to communicate it.

Thanks to Ann.

Jul 29 2023

Planificando un sistema de información efectivo

Para una información más funcional y transparente (a nivel estratégico y operativo) se debe planificar y presupuestar el proceso de gestión de la información, cantidad y calidad de información, en cada una de los siguientes SIETE aspectos:

(1) diagnosticar las necesidades de información actuales y futuras de la organización;

(2) analizar la información ya almacenada y la no existente: qué información está disponible y qué uso se hace de ella;

(3) Determinar la calidad de la información:

Generar información de calidad como pre requisito para su gestión

Sistematizar los aspectos relacionados con la precisión, el detalle, la frecuencia, el formato, la ubicación y mantenimiento de la información;

(4) considerar diferentes criterios, niveles y unidades en relación a las necesidades de información para diferentes actores:

(i) criterios de funcionalidad (¿para qué? ¿para quién?);

(ii) unidades de análisis (¿cómo?);

(iii) niveles de agregación (¿dónde y cómo?);

(5) Gobierno del sistema de información, apropiación y participación

Identificar cómo los actores implicados demandan, generan, utilizan e intercambian información; y fomentar la participación de los agentes implicados en el diseño, implementación y seguimiento de la estrategia de información;

Comprender los vínculos entre información, participación y poder: liderazgo y uso de la información

(6) estimar los recursos necesarios para poner en práctica la estrategia de información;

(7) establecer un sistema de seguimiento y evaluación de la estrategia de información.

Referencias:

Rodríguez-Ariza, C. (2010) “La gestión de la información en organizaciones de desarrollo (vol.II) El caso de los departamentos de las administraciones públicas españolas que trabajan a través de las ONGD. Un reto y un compromiso asociado a la agenda de calidad de la ayuda”. Nº 11 / 2010

Jul 25 2023

Capture Your Baseline For Change-Making

If you are looking to make a change and demonstrate it to others, there’s one thing you must do: capture your baseline.

A baseline is your starting point. It can be done with whatever available data you have – the more specific, detailed and well-fitting, the better. However, don’t let the perfect be the enemy of the necessary.

Change is only understood as a from-to relationship. A situation starts as one thing and then changes to another. Too often, we see (and hear) people speaking of change in retrospect. We only understand change retrospectively, but it has to related to some starting point.

If you’re looking to initiate change, document what things are like before you start. This might mean measuring the presence of something (e.g., resources, sales figures, client service visits, etc..) or taking observations. Details help because it helps capture the specific aspects of the thing you want to change.

Our recommendation: take stock of what data you have on what you want to see change. Gather what you have to the best of your ability and consider what can be compared over time. Change is a comparison of like things — numbers to numbers, experiences to experiences, observations to observations etc.. You can always add additional layers of data gathering over time.

We would rather see an organization take action with limited data to start with than wait to have the perfect or ideal dataset in place. Look around, see what you have and use that as your baseline.

When you tell the story of change, that will be what you start with.

Are you unsure of what you have? We’ll bet you have much more data than you realize, and we can help you use that to capture stories of change over time. Let’s talk about how we can help you.

Photo by arvin keynes on Unsplash

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Jul 17 2023

Una función de evaluación útil (I)

Caroline Heider, reflexionando sobre cómo establecer una función de evaluación útil, indicaba que es un acción que requiere equilibrios; e indicaba la importancia crítica de cuatro elementos: utilidad, imparcialidad, credibilidad y alcance.

Una función de evaluación útil también requiere múltiples capas, desde (a) un entorno propicio, pasando por (b) sistemas institucionalizados y (c) aptitudes y habilidades individuales, e implica un proceso iterativo con una visión a largo plazo, tácticas adaptables y correcciones de curso continuas.

En torno al «Entorno propicio«, hoy en día, el respaldo del liderazgo y de políticas sigue siendo necesario: las oficinas de evaluación generalmente se ven presionadas cuando informan evidencia que contradice las normas o las direcciones estratégicas existentes, pero también debe ir de la mano con una cultura que adopte el aprendizaje y responsabilidad.

En tal cultura, cada una de las partes necesita aportar su parte:

• La evaluación debe trabajar con los más altos estándares profesionales y con una clara intención de ayudar a mejorar los resultados y el desempeño.

• La gerencia debe crear una atmósfera de rendición de cuentas en lugar de culpa para garantizar una conducta responsable, el aprendizaje y las correcciones del curso en el cronograma, y la

• El organismo de supervisión, como las juntas ejecutivas o los parlamentos, debe responsabilizar a la institución o al gobierno e incentivar el aprendizaje.

Jul 13 2023

Closest to the Problem, Closest to the Solution

When you’re closest to the problem, you’re closest to the solution. I’ve fallen down the rabbit hole of philanthropy. Specifically, how funders engage with and invest in communities and nonprofits. Most nonprofits have an ambivalent relationship with funders. They need funding to survive, but also wished they didn’t have to largely depend on philanthropy to do […]

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